Cara Membuat Dropdown List Pada Microsoft Excel

Pada tutorial belajar excel sebelumnya kita sudah belajar tentang cara menggunakan data validation excel. Kali ini kita akan belajar tentang cara mudah membuat pilihan cell untuk input data dalam bentuk dropdown list atau combo box pada lembar kerja excel dengan menggunakan data validation.

Fitur "Data validation" excel sendiri bertujuan untuk membatasi isi sebuah sel pada lembar kerja atau worksheet excel. Sehingga kita akan terhindar dari kesalahan input atau entry data saat memasukkan nilai ke dalam sebuah sel excel.

Selain membatasi isi sel dengan sebuah nilai atau rentang nilai tertentu, kita juga bisa membatasi isi sebuah sel dengan sejumlah nilai angka termasuk tanggal dan waktu serta nilai teks yang kita tentukan.

Kemudian untuk mempermudah input datanya, nilai-nilai tersebut kita tampilkan dalam bentuk pilihan dropdown list sehingga akan mempermudah dalam melakukan entry data.

Contohnya saja untuk sel yang berisi jawaban Ya dan Tidak, kita bisa membatasi isi sel tersebut dengan teks "YA" atau "TIDAK" saja. Sementara isian jenis kelamin kita bisa membatasi isi sel-nya dengan pilihan "L" atau "P" saja.

Alasanya adalah ini akan menghindarkan Anda dari menulis Lk atau Laki-laki dan Pr atau Perempuan yang menyebabkan data tidak konsisten.

Sebelum melanjutkan membaca tutorial ini sangat saya sarankan untuk membaca tutorial excel tentang cara menggunakan data validation excel.

Lalu bagaimana cara membuat jenis validasi yang semacam ini di excel?

Cara Membuat Dropdown List Tanpa Range Source di Excel

Bagaimana cara membuat list validasi di excel?

Untuk membuat pilihan sel dalam bentuk dropdown list atau sering juga disebut combo box, ikuti langkah-langkah berikut :

1. Pilih (seleksi) Sel/Range dimana dropdown list akan ditampilkan.

Gambar 1 Seleksi Sel

Berapa kolom yang anda seleksi sebanyak itulah menu dropdown list tersedia. Artinya pastikan sudah menyeleksi sebanyak kolom yang bisa menampung kebutuhan anda.

2. Cara mengakses Menu Data Validation, perintah ini tersedia pada Tab Data--Group Data Tools atau gunakan Shortcut excel Alt + A + V + V.

Gbr 2. Letak Data Validaton

3. Setelah muncul kotak pilihan (option box) "Data Validation" pada bagian dropdown Allow: pilih List.

Gbr 3. Jendela Data Validation

5. Karena kali ini data yang kita miliki adalah daftar nama siswa dalam satu kelas. Sehingga akan lebih baik kita memilih Allow: "List".
6. Klik pada bagian Source: lalu ketik: "Ya", "Tidak" pada kolom yang tersedia. Ingat tanda kutip tidak perlu diketik.

   

   Gbr 4. Mengisi data Source

• Misal pada gambar diatas saya ingin memilih Ya, Tidak pada kolom tersedia.
• Selain mengetikkan list data secara langsung, Source dropdown list ini bisa juga menuju pada range data tertentu atau berupa named range excel.

7. Pastikan bagian Ignore blank dan In-cell dropdown tercentang (Lihat Gbr. 3. Jendela Data Validation)
8. Atur Input Message dan Alert Message jika diperlukan. Bagian ini boleh diabaikan. Untuk lebih jelasnya baca pada tutorial sebelumnya. Cara membuat dropdown list excel 3

• Input Message digunakan untuk mengatur pesan saat sel tervalidasi kita pilih.
• Alert Message digunakan untuk mengatur pesan yang ditampilkan saat data yang inputkan salah atau tidak sesuai dengan pengaturan validasi excel.

9. Pilih OK dan selesai.

Apabila langkah-langkah yang kamu lakukan benar maka hasilnya akan nampak seperti gambar dibawah ini:

Gbr 5. Dropdown List Bisa dipilih

Untuk menampilkan list validasi dalam bentuk dropdown cell pastikan pilihan In-cell dropdown tercentang. Jika tidak maka pilihan dropdown list tidak akan muncul.

Dropdown List Dengan Range Source di Excel

Jika list data yang akan kita gunakan relatif sedikit misalnya hanya Ya dan Tidak, atau Laki-laki dan Perempuan, menuliskan daftar list data ke bagian Source List Data Validation tidak akan menjadi masalah.

Namun tentu akan menyulitkan kita jika list data tersebut relatif banyak. Misal nama-nama pelanggan atau customer, kode akun, daftar barang, dan sebagainya. terlebih jika ada kemungkinan data-data tersebut akan berubah suatu saat.

Untuk kebutuhan semacam ini sebaiknya sumber list data jangan ditulis manual langsung. Namun dengan menggunakan referensi range yang mengarah ke list data tersebut. Bisa pada sheet yang sama atau sheet lain yang berbeda.

Berikut cara membuat pilihan di excel yang mengacu pada range tertentu.

1. Buat dahulu list atau daftar data yang akan kita gunakan untuk dropdown atau combo box pilihan sel ini. Daftar list ini bisa dibuat pada sheet yang sama atau sheet lain yang berbeda. Sebagai contoh saya membuat list nama buah seperti dibawah ini. 

Gbr 6. Daftar Nama

2. Langkah berikutnya mirip dengan cara sebelumnya. Perbedaanya ada pada bagian Source gunakan referensi absolut yang mengarah pada range list data yang telah kita buat. Perhatikan gambar berikut: 

Gbr 7. Source Range

Selain mengggunakan referensi sel bagian source ini bisa juga kita isi dengan Named range yang panduannya cara membuatnya bisa Anda baca tutorial berikut: 3 Cara Memberi Nama Range Pada Excel.

Pada contoh ini range daftar saya beri nama daftar Nama_Siswa maka pada source tuliskan seperti digambar ini.

Gbr 8. Named Range

Untuk data list data yang dinamis atau ada kemungkinan bertambah maka gunakan nama range yang dinamis. Cara membuat nama range yang dinamis bisa anda pelajari pada bagian ini : Cara Membuat Nama Range Dinamis pada Excel

3. Sesuaikan pengaturan yang lainnya. Jika sudah klik OK. dan hasilnya akan seperti dibawah ini: 

Gbr 9. Dropdownlist Dengan Cel Range

Bagaimana menurut anda, mudah bukan?

Cara Edit Dropdown List Excel

Setelah mampu membuat daftar pilihan atau dropdown list akan tetapi ada data yang perlu ditambah atau diubah, bagaimana cara mengubahnya?

Kami paparkan cara yang sangat mudah untuk edit dropdown list yang telah dibuat caranya sebagai berikut:

Gbr 10. Cara Edit Dropdown Lists

1. Pilih cell atau range yang akan di edit dropdown listnya.
2. Menuju Tab Data untuk membuka Data Tools.
3. Aktifkan option box "Data Validation" dengan cara memilih tombol Data validation pada Tab Data--Group Data Tools.
4. Setelah setting data validation muncul silahkan buat perubahan yang Anda inginkan. Pilih kembali "List".
5. Menuju data terbaru yang kita gunakan sebagai Dropdownlist
6. Centang centang kotak Apply these changes to all other cells with the same settings.
7. Klik OK untuk mengakhiri edit data.

Cara Menghapus Dropdown List Excel

Kemudian anda tidak lagi memerlukan daftar nama tersebut, pasti anda bertanya bagaimana cara menghapus pilihan atau dropdown list di excel?

adapun langkah untuk menghapus dropdown list excel caranya adalah sebagai berikut:

Gbr 11. cara Hapus Dropdown Lists

1. Pilih cell atau range yang akan di hapus dropdown listnya.
2. Buka Tab Data
3. Pada Data Tools, klik Data Validation.
4. Apabila akan mengapus dropdown list untuk semua cell yang terkait(Mempunyai pilihan yang sama), silahkan centang bagian kotak Apply these changes to all other cells with the same settings. Jika hanya ingin menghapus pada cell-cell tertentu yang terpilih saja, abaikan (jangan di centang) kotak pilihan ini.
5. Klik tombol Clear All untuk menghapus drop down list.
6. Klik OK untuk menutup kotak pengaturan data validation.

Selain polos seperti ini bisa juga membuat dropdown list bertingkat yang otomatis menyesuaikan input data pada sel lain bisa anda pelajari pada link berikut: Cara Membuat Dropdown List Bertingkat di Excel.

Masih banyak hal yang bisa dilakukan aplikasi Excel, namun demikian untuk tutorial membuat pilihan sel dengan dropdown list excel cukup sekian.

Kami menyadari bahwa tutorial ini ada manfaatnya, karena itu jangan lupa di bookmark atau di share agar lain waktu saat membutuhkan mudah untuk ditemukan.

Share :